Топливо закупается аптекой в количествах, утверждаемых вышестоящей организацией. Запас его определяется с учетом объема отапливаемого помещения, местонахождения аптеки, отопительного сезона в данном географическом поясе. Существуют примерные нормы расхода различного вида топлива на 1 м3 отапливаемого объема здания применительно к каждому месяцу отопительного сезона.
Топливо рассчитывается на отопление помещений аптеки и квартир аптечных работников в селах (если предоставляются бесплатно коммунальные услуги), а также на обогрев перегонных кубов. Допускается резервный, переходящий запас топлива в пределах 30—40% сверх установленного норматива.
Топливо оприходуется на основании документов, подтверждающих покупку или получение его от вышестоящих организаций (счета-фактуры, накладные).
Учет топлива ведется: 1) в номенклатурно-количественно-суммовом выражении в «Книге учета движения тары и прочих материальных ценностей» или в самостоятельной ведомости учета топлива. В учетную стоимость включается дополнительное его удорожание, связанное с оплатой разгрузки, пилки, колки и других операций с топливом; 2) в суммовом выражении топливо с включенным в его первоначальную стоимость удорожанием отражается в отчете о движении товарно-материальных ценностей.
Списывается в расход топливо ежемесячно по фактическому расходу в пределах, установленных нормативами. Основанием для списания израсходованного топлива служит акт, составляемый комиссией. Стоимость топлива, израсходованного на подогрев перегонного куба, контролируется выходом дистиллированной воды.
Горючее и смазочные материалы предусмотрены для аптек, имеющих собственный автомобильный транспорт. Потребность и расход горючего контролируются по техническим нормам, установленным с учетом марки автомашины, величины пробега в километрах и т. д.
Оправдательным документом для списания горючего в расход является путевой лист. Данные о ежедневном фактическом расходе горючего (с учетом норм и сведений из путевого листа) вносятся счетным работником в накопительную месячную ведомость. Накопительная месячная ведомость о расходе горючего, подписанная заведующим аптекой и счетным работником, прилагается к месячному отчету.
Стоимость израсходованного топлива и горючего относится на издержки обращения соответственно по статьям «Расходы по перевозкам товаров» и «Расходы по содержанию зданий, помещений и инвентаря».
Наличие строительных материалов допускается лишь в тех аптеках, в которых предусмотрен текущий или капитальный ремонт. Объем ремонтных работ устанавливается на основании дефектных ведомостей. Денежные ассигнования на проведение ремонта утверждаются управлением. Строительные материалы можно получать от вышестоящей организации по фондам, а также покупать в магазинах в пределах утвержденных ассигнований.
Учет строительных материалов ведется отдельно от других товарно-материальных ценностей. По номенклатуре, количеству и стоимости они учитываются в специальной ведомости и в суммовом выражении заносятся в отчет о движении товарно-материальных ценностей аптеки.
Оприходуются строительные материалы на основании счетов-фактур или накладных. Стоимость доставки, разгрузки и других операций, связанных с получением строительных материалов, включается в их фактурную стоимость и создает новую учетную стоимость.
Выдача строительных материалов для работы осуществляется по требованиям ведающего ремонтом (производитель ремонта, бригадир, техник и т. д.). Это требование, подписанное получателем материалов, служит основанием для списания их в расход по учетной стоимости.
Иногда документом, являющимся основанием для списания строительных материалов в расход, служит наряд на проведенные строительные работы, в котором указывается, какие виды работ были выполнены и сколько на это ушло материалов. Расход строительных материалов регламентируется действующими нормами, утвержденными строительными и планирующими органами.
Стоимость израсходованных материалов (на текущий ремонт) вместе с заработной платой ремонтных рабочих относится на издержки обращения аптеки. Выполненные ремонтные работы принимаются заведующим аптекой на основании акта, в котором отмечается соответствие проведенного ремонта сметной стоимости и предусмотренному объему. Капитальный ремонт проводится за счет амортизационных отчислений.