Учет расчетных операций

В процессе торговой и хозяйственной деятельности аптечные учреждения вступают в экономические связи с другими учреждениями и предприятиями.

Эти связи, как правило, сопровождаются денежными расчетами, которые осуществляются через банк в виде безна­личных взаимных расчетов. Только мелкие платежи учреждениям и предприятиям разрешается осу­ществлять в виде налично-денежных расчетов.

Широкое использование безналичных расчетов обусловлено тем, что все предприятия и учреждения хранят свободные денежные средства в отделениях банка на открывае­мых для этой цели расчетных или текущих счетах.

Расчетный счет открывается в банке предприя­тиям, находящимся на полном хозрасчете, наделенным собственными оборотными средствами и ведущим за­копченный балансовый учет.

Субрасчетный счет (филиал расчетного счета) от­крывается в основном для сбора выручки по месту на­хождения подчиненных учреждений, находящихся на не­полном хозрасчете. Накапливающаяся на субрасчетном счете сумма денег периодически (в установленные сро­ки) перечисляется банком на основной расчетный счет вышестоящей организации.

Текущий счет открывается, как правило, нехозрасчет­ным учреждениям, находящимся на государственном бюджете. Денежные средства на этот счет поступают от вышестоящей организации или от своего хозрасчетного объединения на покрытие нужд и различных расходов.

В крупных хозрасчетных аптеках открываются текущие счета для перечисления на них с расчетного счета не­обходимых сумм денег на различные расходы по из­держкам обращения, на заработную плату, командиро­вочные расходы и т. д.

Специальный ссудный счет открывается только уч­реждениям, находящимся на полном хозрасчете, имею­щим право банковского кредитования. На этом счете учитываются банковские кредитные операции: предо­ставление кредитов, контроль за их использованием, возврат кредитов.

Для открытия расчетного или текущего счета учреж­дение или предприятие подает в отделение банка следующую документацию:

1)    заявление установленного образца,

2)    копию устава или положения о данном учрежде­нии или предприятии, утвержденную вышестоящей орга­низацией;

3)    копию выписки о прохождении государственной регистрации данным учреждением или предприятием;

4)    копию приказа о назначении руководителя и глав­ного бухгалтера, т. е. лиц, распоряжающихся средства­ми на счетах;

5)    доверенность вышестоящей организации на право распоряжаться банковскими счетами;

6)    специальные карточки с образцами подписей ру­ководителя и главного бухгалтера данного учреждения или предприятия и оттиском его печати.

В аптечной системе безналичные банковские опера­ции охватывают различные расчеты:

1)    с лечебно-профилактическими учреждениями и другими организациями за отпущенные аптекой меди­цинские товары;

2)    с поставщиками (аптечные склады, торговая сеть, организации, снабжающие топливом, и т. д.) за товар­но-материальные ценности, поступившие в аптеку;

3)    с различными организациями и учреждениями за оказанные аптеке услуги: за электроснабжение, водо­снабжение, ремонтные работы, транспортное обслужи­вание и т. д.;

4)    расчеты с государственным бюджетом по удер­жанным налогам и с фондом социального страхования по отчислениям в этот фонд.

В аптечной системе безналичные взаимные расчеты через банк могут оформляться непосредственно са­мими аптеками, если они полностью хозрасчетные и имеют свои счета в банке, а также вышестоящими организациями, если сами аптеки не имеют расчетных счетов в банке.

Мелкооптовый отпуск медицинских товаров из апте­ки лечебным и прочим организациям производится по требованиям, выписанным указанными учреждениями, за подписью главного врача или руководителя учреж­дения.

В поступивших требованиях заведующий аптекой или другой сотрудник проставляют количество и цену отпускаемых товаров, после чего требования передают­ся счетному работнику для таксировки, полной оценки и выписывания счета-факторы на оплату.

Оформленное требование и счет регистрируются в «Книге учета мел­кооптового отпуска и расчетов с покупателями», где каждому учреждению, с которым аптека находится в постоянном взаимоотношении, отводится самостоятель­ный лист (лицевой счет).

Для отражения случайных операций по отпуску товаров в конце книги, выделяется самостоятельный раздел. Отпуск товаров, как правило, производится после оплаты учреждением-покупателем счета-фактуры или при наличии предварительно пере­численного аванса.

Аптека может объединять на одном счете-фактуре несколько зарегистрированных требований, поступивших за неделю, декаду. Счет-фактура выписыва­ется в трех экземплярах. Один экземпляр вручается по­купателю для проведения оплаты через банк, второй прилагается к месячному отчету аптеки, а по третьему экземпляру оформляется отпуск товаров после оплаты.

Отпуск из аптеки товаров представителю учреждения-покупателя производится по предъявлению доверен­ности. Один экземпляр требования, копия счета-фактуры и разовая доверенность после расчетов остаются в ап­теке.

К операциям по безналичным расчетам относятся также закупка аптекой некоторых товарно-материаль­ных ценностей, оказанные аптеке разными организация­ми услуги, взносы сумм, удержанных из зарплаты и т. д. Все эти расчетные операции учитываются в «Книге учета расчетов с организациями и лицами».

В этой кни­ге отражаются также сделанные на материально ответ­ственных и других лиц денежные начеты по недостачам и другим задолженностям. Записи в «Книге учета рас­четов» делаются на основании соответствующих платеж­ных документов, оформленных счетным работником ап­теки.

В конце месяца общие суммы операций, подсчитан­ные по каждому лицевому счету, переносятся из «Книги учета расчетов с покупателями» и «Книги учета расче­тов с организациями и лицами» в общую оборотную ве­домость, которая отсылается в вышестоящую организа­цию вместе с оправдательными документами.

Заведующий аптекой и счетный работник должны следить за своевременным проведением безналичных расчетов и ежемесячно сверять взаимные платежи.

Один раз в квартал проводится полная проверка всех лицевых счетов покупателей и прочих организаций, с которыми аптека осуществляет взаимные расчетные операции, т. е. сверяется дебиторско-кредиторская за­долженность.

Дебиторская задолженность — сумма долга, причитающаяся от должника. Кредиторская задолженность  — сумма средств, взятая в долг.

Долг в пользу аптеки — это по отношению к ап­теке дебиторская задолженность, а по отношению к ле­чебному учреждению кредиторская задолженность.

Аптеки, как и другие учреждения и предприятия, должны не допускать возникновения дебиторско-кредиторской задолженности. Однако полностью ее устранить не удается, так как в процессе расчетов иногда возни­кает задержка в проведении платежей, нередко прихо­дится для удобства оформления расчетов округлять пе­речисленные суммы или в силу тех или иных обстоя­тельств отпускать медицинские товары в долг.

Для сверки возникшей дебиторской задолженности предприятия и учреждения обмениваются платежными извещениями, которые посылаются в адрес всех должни­ков не позднее 5-го числа следующего за отчетным квар­талом месяца.

Должник обязан возвратить кредитору письменное уведомление о том, что он подтверждает на­личие долга и обязуется к такому-то числу погасить его. В случае, если должник (дебитор) отказывается подтвердить наличие задолженности, кредитор имеет право потребовать двустороннюю бухгалтерскую провер­ку документации, связанной с безналичными расчетами.

Последующий отказ от возвращения долга рассматрива­ется по требованию кредитора в государственном арбит­раже, который призван заниматься разбором имущест­вевенных и денежных претензий, возникающих между учреждениями и предприятиями. Имущественные и де­нежные претензии, возникающие у аптеки к частному лицу (например, к работнику, допустившему растрату), рассматриваются в суде.

Предельный срок для предъявления такой претензии — 3 года с момента ее возникновения. В случае, если претензии не были предъявле­ны в установленные сроки, сумма задолженности взыс­кивается с виновных лиц, допустивших такие просроч­ки.

Все расходы в арбитраже или в суде, связанные с рассмотрением исковых дел, оплачиваются учреждени­ем, виновным в возникновении данного иска.

Необходимы путевки мать и дитя, удобные палаты и хороший персонал в санатории Юность. .