Учет поступления товаров

Основная масса товаров поступает в аптеки из ап­течных складов. Неко­торые товары могут закупаться аптеками у других по­ставщиков (на складах парфюмерных и галантерейных товаров и т. д.).

Для получе­ния товаров от поставщиков аптеки предварительно на­правляют требования или заявки. В соответствии с этими требованиями склады подготавливают выполнен­ные заказы и оформляют их счетами-фактурами. Прием товаров от поставщиков может иметь различные вари­анты. Одним из вариантов является прием товаров не­посредственно на складе представителем аптеки или са­мим заведующим аптекой. Право на получение товаров оформляется разовыми или постоянными доверенно­стями.

На складе лицо, получающее товар, обязано прове­рить соответствие наименования, вида, цены и количе­ства товара тем данным, которые указаны в сопроводи­тельных документах. В случае, если нет возможности проверить при приеме на складе товар по количеству товарных единиц и массе нетто (когда товар уже упако­ван в ящики и другую тару), представитель аптеки при­нимает товар по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на счете-фактуре. С момента по­лучения товара на складе до передачи его в аптеке материально ответственному лицу ответственность несет представитель аптеки, получивший и сопровождавший товар в пути.

⇒  Комплексная ревизия

Широкое применение находит доставка товаров в ап­теки транспортом склада, когда за товары и сопроводи­тельные документы (счета-фактуры, накладные и т. д.) в пути несет ответственность шофер автомашины. При прибытии в аптеку он передает материально ответствен­ному лицу товар по количеству мест и массе брутто. При отгрузке товара со склада железнодорожным или водным транспортом за груз в пути ответственно транс­портное ведомство.

Аптека принимает товар на станции или пристани в соответствии с транспортными накладными по количе­ству мест и массе брутто. В случае сомнения в сохран­ности товара аптека обязана вскрыть и принимать то­вар непосредственно на станции в присутствии пред­ставителя транспортной организации. При обнаружении недостачи (бой, порча товаров и т. д.) составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортно­му ведомству. Товар, пришедший в негодность по вине транспортного ведомства, аптекой не принимается.

Каким бы способом ни был доставлен товар в апте­ку, он обязательно проверяется по количеству и каче­ству и оприходуется в соответствующую учетную доку­ментацию. Принимая товар, материально ответственное лицо в аптеке по каждому наименованию тщательно проверяет количество, цену, общую стоимость данного товара и сверяет это с данными, указанными в сопрово­дительном документе.

В случае обнаружения недостачи, излишков, боя или порчи товара заведующий аптекой создает комиссию для составления акта, в котором отражаются обнару­женные расхождения с сопроводительными документа­ми, а также выявленная недостача или излишки.

⇒  Оприходование товарно-материальных ценностей

Акт составляется в трех экземплярах, из которых один на­правляется поставщику для возмещения ущерба, вто­рой — в вышестоящую организацию и третий остается в аптеке. Излишки товара оформля­ются таким же актом, на основании которого оприходу­ются аптекой.

Претензии по возмещению стоимости недостающих товаров или других ценностей, а также по поставке то­вара ненадлежащего качества или некомплектного, в том числе по уплате штрафа за поставку таких това­ров, должны быть предъявлены в соответствии с инст­рукцией в течение месяца.

При обнаружении в счетах-фактурах ошибок в це­нах и суммах стоимости (несоответствие прейскурант­ным ценам) аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику. До получения от поставщика ис­правительного письма этот товар не подлежит реали­зации, но оприходуется по ценам и стоимости, указан­ным в счете-фактуре.

После окончания проверки и принятия товара мате­риально ответственное лицо оприходует его, для чего на счете-фактуре делается запись: «По счету-фактуре № от         товарно-материальные ценности по количеству и качеству мною проверены и полностью приняты. Подпись. Дата».

На обороте счета-фактуры отмечается стоимость каждой учетной группы принятых товарно-материальных ценностей: товара (по продажной стоимости и себестоимости), тары, вспомогательных ма­териалов, малоценных предметов и т. д. (по себестои­мости). Счетный работник аптеки проверяет таксировку и подсчет сумм в счете-фактуре и делает за своей под­писью отметку о проведении по учету стоимости приня­тых товарно-материальных ценностей.

Различные нацен­ки, транспортные расходы и некоторые другие отчисле­ния, включенные поставщиком в счет-фактуру сверх стоимости товара, аптекой в товарной документации не учитываются и относятся на соответствующие статьи издержек обращения. Стоимость самого товара всегда приходуется в полной сумме, указанной в счете-фактуре, независимо от того, что, например, в отношении части товара был составлен акт о недостаче и порче его.

⇒  Поступление товаров и прочих материальных ценностей

Иногда товар может поступить раньше, чем постав­щик пришлет сопроводительные счета-фактуры. В таких случаях заведующий аптекой создает комиссию с учас­тием представителя незаинтересованной организации и составляет акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к месячному отчету аптеки. Заведующий аптекой принимает меры к получению сче­тов-фактур и до их прихода не реализует эти товары.

Все оприходованные на законном основании товары учитываются в аптеке по двум ценам — продажным и оптовым (себестоимости) в суммовом выражении. Лишь отдельные виды медикаментов (яды, наркотические пре­параты, спирт, остродефицитные лекарственные средст­ва) дополнительно учитываются в номенклатурно-количественных показателях в специальных журналах.

Заведующий аптекой отража­ет поступившие товары и другие материальные ценности в специальных ведомостях или журналах (в приходной части). Соответствующие графы приходной ведомости заполняются по каждому счету-фактуре в отдельности. Помимо этого, для контроля за своевременным оприхо­дованием товаров рекомендуется вести журнал или кни­гу регистрации счетов-фактур или накладных.

Для опе­ративного учета поступивших медицинских препаратов, имеющих ограниченный срок годности, материально от­ветственные лица должны вести специальный журнал, в котором записывают дату поступления препаратов, ко­личество, срок годности, номер серии.

Для планирования товарооборота аптеки по группам товаров поступившие в аптеку товары регистрируются в групповом разрезе (в суммовом выражении) в спе­циальном журнале.

.