Основная масса товаров поступает в аптеки из аптечных складов. Некоторые товары могут закупаться аптеками у других поставщиков (на складах парфюмерных и галантерейных товаров и т. д.).
Для получения товаров от поставщиков аптеки предварительно направляют требования или заявки. В соответствии с этими требованиями склады подготавливают выполненные заказы и оформляют их счетами-фактурами. Прием товаров от поставщиков может иметь различные варианты. Одним из вариантов является прием товаров непосредственно на складе представителем аптеки или самим заведующим аптекой. Право на получение товаров оформляется разовыми или постоянными доверенностями.
На складе лицо, получающее товар, обязано проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товара тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае, если нет возможности проверить при приеме на складе товар по количеству товарных единиц и массе нетто (когда товар уже упакован в ящики и другую тару), представитель аптеки принимает товар по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на счете-фактуре. С момента получения товара на складе до передачи его в аптеке материально ответственному лицу ответственность несет представитель аптеки, получивший и сопровождавший товар в пути.
Широкое применение находит доставка товаров в аптеки транспортом склада, когда за товары и сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и т. д.) в пути несет ответственность шофер автомашины. При прибытии в аптеку он передает материально ответственному лицу товар по количеству мест и массе брутто. При отгрузке товара со склада железнодорожным или водным транспортом за груз в пути ответственно транспортное ведомство.
Аптека принимает товар на станции или пристани в соответствии с транспортными накладными по количеству мест и массе брутто. В случае сомнения в сохранности товара аптека обязана вскрыть и принимать товар непосредственно на станции в присутствии представителя транспортной организации. При обнаружении недостачи (бой, порча товаров и т. д.) составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортному ведомству. Товар, пришедший в негодность по вине транспортного ведомства, аптекой не принимается.
Каким бы способом ни был доставлен товар в аптеку, он обязательно проверяется по количеству и качеству и оприходуется в соответствующую учетную документацию. Принимая товар, материально ответственное лицо в аптеке по каждому наименованию тщательно проверяет количество, цену, общую стоимость данного товара и сверяет это с данными, указанными в сопроводительном документе.
В случае обнаружения недостачи, излишков, боя или порчи товара заведующий аптекой создает комиссию для составления акта, в котором отражаются обнаруженные расхождения с сопроводительными документами, а также выявленная недостача или излишки.
Акт составляется в трех экземплярах, из которых один направляется поставщику для возмещения ущерба, второй — в вышестоящую организацию и третий остается в аптеке. Излишки товара оформляются таким же актом, на основании которого оприходуются аптекой.
Претензии по возмещению стоимости недостающих товаров или других ценностей, а также по поставке товара ненадлежащего качества или некомплектного, в том числе по уплате штрафа за поставку таких товаров, должны быть предъявлены в соответствии с инструкцией в течение месяца.
При обнаружении в счетах-фактурах ошибок в ценах и суммах стоимости (несоответствие прейскурантным ценам) аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику. До получения от поставщика исправительного письма этот товар не подлежит реализации, но оприходуется по ценам и стоимости, указанным в счете-фактуре.
После окончания проверки и принятия товара материально ответственное лицо оприходует его, для чего на счете-фактуре делается запись: «По счету-фактуре № от товарно-материальные ценности по количеству и качеству мною проверены и полностью приняты. Подпись. Дата».
На обороте счета-фактуры отмечается стоимость каждой учетной группы принятых товарно-материальных ценностей: товара (по продажной стоимости и себестоимости), тары, вспомогательных материалов, малоценных предметов и т. д. (по себестоимости). Счетный работник аптеки проверяет таксировку и подсчет сумм в счете-фактуре и делает за своей подписью отметку о проведении по учету стоимости принятых товарно-материальных ценностей.
Различные наценки, транспортные расходы и некоторые другие отчисления, включенные поставщиком в счет-фактуру сверх стоимости товара, аптекой в товарной документации не учитываются и относятся на соответствующие статьи издержек обращения. Стоимость самого товара всегда приходуется в полной сумме, указанной в счете-фактуре, независимо от того, что, например, в отношении части товара был составлен акт о недостаче и порче его.
Иногда товар может поступить раньше, чем поставщик пришлет сопроводительные счета-фактуры. В таких случаях заведующий аптекой создает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации и составляет акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к месячному отчету аптеки. Заведующий аптекой принимает меры к получению счетов-фактур и до их прихода не реализует эти товары.
Все оприходованные на законном основании товары учитываются в аптеке по двум ценам — продажным и оптовым (себестоимости) в суммовом выражении. Лишь отдельные виды медикаментов (яды, наркотические препараты, спирт, остродефицитные лекарственные средства) дополнительно учитываются в номенклатурно-количественных показателях в специальных журналах.
Заведующий аптекой отражает поступившие товары и другие материальные ценности в специальных ведомостях или журналах (в приходной части). Соответствующие графы приходной ведомости заполняются по каждому счету-фактуре в отдельности. Помимо этого, для контроля за своевременным оприходованием товаров рекомендуется вести журнал или книгу регистрации счетов-фактур или накладных.
Для оперативного учета поступивших медицинских препаратов, имеющих ограниченный срок годности, материально ответственные лица должны вести специальный журнал, в котором записывают дату поступления препаратов, количество, срок годности, номер серии.
Для планирования товарооборота аптеки по группам товаров поступившие в аптеку товары регистрируются в групповом разрезе (в суммовом выражении) в специальном журнале.