Аптечные пункты I и II групп, киоски и другие филиалы аптеки снабжаются медицинскими товарами из той аптеки, в ведении которой они находятся.
Для получения товаров заведующий филиалом выписывает в двух экземплярах и подает в аптеку требование. Подготовленный по этому требованию товар вместе с одним экземпляром требования выдается заведующему филиалом. В требованиях проставляются количество, цена и стоимость выданных товаров.
На отпущенные в мелкорозничные учреждения товары выписывается накладная или счет-фактура в двух экземплярах. Один экземпляр передается вместе с товаром заведующему филиалом и служит документом для оприходования товаров в товарном отчете филиала, а второй остается в аптеке для учета движения товаров в мелкорозничной сети. Заведующие мелкорозничными аптечными учреждениями ежедневно сдают денежную выручку в кассу аптеки, которая оприходуется кассовыми ордерами.
В конце отчетного периода заведующий мелкорозничной точкой составляет товарный отчет в двух экземплярах и представляет его для проверки и утверждения в аптеку.
К первому экземпляру отчета прилагаются все оправдательные документы о поступлении и реализации товаров. Аптека обязана вести ведомость для регистрации принятых товарных отчетов от всех подотчетных лиц.
В товарном отчете аптечного пункта I группы, помимо товарных операций, отражаются сведения о количестве рецептов, их стоимости и другие данные.
После проверки отчетов счетным работником и заведующим аптекой они утверждаются и один экземпляр отчета возвращается заведующему филиалом. Обнаруженные при поверке отчета ошибки исправляет счетный работник до утверждения. Сроки представления отчетов в аптеку назначает руководитель аптеки. Для аптечных пунктов рекомендуется ежемесячный, для других филиалов — десятидневный или полумесячный отчет.
При наличии в аптеке самостоятельных отделов устанавливается учет движения товаров по отношению к каждому материально ответственному лицу. Отпуск товаров из отдела запасов в другие отделы оформляется расходной накладной, выписываемой в двух экземплярах.
Один экземпляр передается заведующему отделом, получающему товар, другой остается в отделе запасов. В установленные сроки (обычно каждые 5—10 дней) заведующие отделами представляют товарные отчеты в бухгалтерию аптеки.
В товарном отчете заведующего отделом отражаются приходные и расходные операции. В приходной части отчета показываются: остаток товаров на начало отчетного периода, поступление товаров за отчетный срок и возникшие в отделе до оценки товаров от лабораторно-фасовочных работ и по другим причинам.
В расходной части отражаются: выручка отдела от продажи товаров, расходы на различные нужды, уценки от лабораторно-фасовочных работ и т. д. На основании приведенных в отчете записей определяется весь приход с остатком на начало отчетного периода, весь расход за этот период и выводится новый остаток на конец отчетного периода. К отчету прилагаются все оправдательные документы по приходу и расходу товаров.
Товарные отчеты, тщательно проверенные счетным работником или заведующим аптекой, принимаются к учету и регистрируются в аптеке в специальной «Ведомости принятых товарных отчетов подотчетных материально ответственных лиц».
В конце месяца выписка из этой книги отсылается в вышестоящую организацию вместе с отчетом аптеки. В некоторых аптеках дополнительно по каждому материально ответственному лицу ведутся отдельные лицевые счета.