К хозяйственным нуждам относятся стирка санитарной одежды, натирка полов, обеззараживание посуды, мытье полов и окон и др. На эти цели разрешается расходовать мыло, соду, стиральный порошок, хлорамин, хлорную известь, нашатырный спирт и некоторые другие товары.
Для каждой аптеки эти расходы устанавливаются вышестоящей организацией по смете и относятся на издержки обращения.
В аптеке должен быть установлен строгий контроль за расходованием товаров на хозяйственные нужды. Фактически выданные на эти цели товары записываются в тетрадь или ведомость, в которой указываются: наименование товаров, дата выдачи, цель, количество, цена, стоимость, подпись лица, получившего товар.
В конце месяца на основании этих записей составляется акт о списании в расход товаров, израсходованных на хозяйственные нужды. Акт оформляется в двух экземплярах, подписывается заведующим аптекой и лицами, имеющими отношение к этим расходам. Один экземпляр отсылается вместе с отчетом аптеки в вышестоящую организацию, другой хранится в аптеке.
Списание стоимости лекарств, изъятых для анализа в контрольно-аналитической лаборатории. При изъятии лекарств из аптек для проверки их в контрольно-аналитической лаборатории составляются акт, в котором отражается, какие лекарства изъяты и на какую стоимость.
Акт составляется в трех экземплярах, один из которых вместе с изъятыми лекарствами отправляется в контрольно-аналитическую лабораторию, второй в конце месяца прилагается к месячному отчету аптеки, а третий остается в делах аптеки. Стоимость изъятых по акту лекарств списывается в отчете в расход по товарам, а также отражается в издержках обращения аптеки.
Списание товаров, израсходованных на оказание неотложной медицинской помощи. Израсходованные на оказание медицинской помощи медикаменты и перевязочные материалы отражаются в ведомости или книге регистрации оказания первой помощи.
Для оказания такой помощи аптека должна иметь специальный шкаф, содержимое которого устанавливается Министерством здравоохранения. В ведомости или книге заносятся следующие сведения: номер по порядку, дата оказания помощи, фамилия пострадавшего, его адрес, характер несчастного случая, наименование и количество израсходованных медикаментов и перевязочных материалов, стоимость этих товаров, подписи оказавшего помощь и пострадавшего.
На основании этих записей в конце месяца составляется справка о расходе медикаментов на оказание первой помощи, которая отражается в расходной части товарного отчета и в издержках обращения аптеки.
Списание товаров, пришедших в негодность. Потери товаров от боя, брака и порчи списываются в расход за счет аптеки только в том случае, если порча товаров произошла не по вине работников аптек. При выявлении виновных лиц стоимость испорченных товаров возмещается за их счет.
Основанием для списания пришедших в негодность товаров является акт, который составляется по форме А-17, в трех экземплярах, как правило, в момент выявления факта порчи и боя товаров. Два экземпляра акта направляются вышестоящей организации на утверждение. Только после утверждения акта товары, пришедшие в негодность, могут быть списаны в товарном отчете, а стоимость их отнесена на издержки обращения. Для учета актов на испорченные товары в аптеках рекомендуется вести специальную тетрадь.
⇒ Учет вспомогательных материалов
Пришедшие в негодность товары, стоимость которых утверждена вышестоящей организацией к списанию, подлежит уничтожению. При этом на обороте акта перечисляются все наименования и количества фактически уничтоженных ценностей с указанием способа их уничтожения. Факт уничтожения подтверждается подписями всех членов комиссии, участвовавших в уничтожении.
При актировании пришедших в негодность товаров комиссия должна тщательно выяснять причины, вызвавшие порчу, и вносить конкретные рекомендации по устранению этих причин. Например, проверяются условия хранения товаров, устанавливается, почему не были своевременно реализованы товары с ограниченным сроком годности (сыворотки, вакцины и т. д.). Порча медикаментов должна подтверждаться анализами контрольно-аналитической лаборатории.
Списание некоторых товаров, использованных в качестве вспомогательных материалов или малоценных предметов. В процессе работы в аптеке возможно использование некоторых товаров (вощаная или пергаментная бумага, ручные весы и т. д.) в качестве вспомогательных материалов или малоценных предметов.
В этом случае предметы переводятся из товарной группы в другие учетные группы материальных ценностей. Например, ручные весы и ножницы, взятые из товарной группы для работы в аптеке, переводятся в учетную группу «Малоценный инвентарь». Для оформления такого перевода, заведующий аптекой и счетный работник составляют справку, которая прилагается к месячному товарному отчету.
В справке указываются название, количество, цена и стоимость (себестоимость и продажная) каждого вида товара, переведенного в другую учетную группу ценностей, а также номер и дата счета-фактуры аптечного склада, по которому данные предметы были ранее оприходованы как товар.
Списание естественной убыли товаров, возникшей в процессе их хранения, расфасовки и переработки. Указанное списание товаров в расход производится на основании норм, установленных Министерством здравоохранения.
Применяются эти нормы только в тех случаях, когда при инвентаризации обнаруживается недостача товаров. Расчет суммы естественной убыли товаров утверждается вышестоящей организацией и отражается в отчете и в издержках обращения аптеки. Списание естественной убыли производится по фактическому расходу в пределах установленных норм. Установлены также нормы естественной траты при расфасовке гигроскопической ваты до 100 г, которая не должна превышать 0,9% от общего количества расфасованной ваты.
На фарфорово-фаянсовые и гончарные товары введены нормы потерь от боя при приеме, хранении и отпуске в пределах к розничному обороту в размере 0,05% — на фарфорово-фаянсовые и 0,1%—на гончарные товары.
Списание в расход стоимости недостачи товаров сверх нормы естественной убыли допускается лишь в исключительных случаях на основе надлежащим образом оформленных документов, раскрывающих характер и причины дайной недостачи. Во всех остальных случаях недостача сверх нормы должна быть возмещена за счет виновных лиц.
Списание уценки товаров в случае снижения розничных цен. Переоценка товаров. Списание производится на основании инвентаризационной описи-акта, которая составляется комиссией по переоценке в трех экземплярах. Комиссия создается в следующем составе: представитель вышестоящей организации (председатель комиссии), материально ответственные лица и счетный работник.
Если переоценке подлежит менее 7 товаров (по их стоимости), то с разрешения управления можно проводить инвентаризацию только этих товаров. В случае, когда переоценивается больше трети всех товаров, обязательно проводится полная инвентаризация всех товарно-материальных ценностей.
На основании описей-актов, в которых проставляются старые и новые (сниженные) цены, определяется общая разница в стоимости товаров до и после переоценки. Эту разницу отражают в расходной части товарного отчета материально ответственных лиц и в месячном отчете аптеки.
⇒ Учет топлива, горючего и строительных материалов
Списание стоимости лекарственных средств в связи с истечением срока их годности (при отсутствии виновных лиц). Это списание может быть возмещено за счет специального фонда, создаваемого в аптечном управлении. Фонд устанавливается в размере до 0,1 общего товарооборота. Отчисления в указанный фонд производятся ежеквартально до 0,1% общего планового товарооборота аптечных учреждений. Списание товаров, пришедших в негодность по истечению срока годности, оформляется специальной описью-актом.
Списание уценки по лабораторно-фасовочным работам. Стоимость полученной продукции по лабораторным работам может оказаться ниже стоимости взятых медикаментов, т. е. произойдет уценка товаров. Такая же уценка может возникнуть в результате округления цен в сторону их снижения. Общую уценку, подсчитанную по лабораторному и фасовочному журналам за месяц, списывают по товарному отчету аптеки.