Основные принципы журнально-ордерной формы бухгалтерского учета сводятся к тому, что эта форма позволяет отказаться от составления ряда аналитических оборотных ведомостей, совместить в одном учетном регистре несколько счетов аналитического учета, устранить излишнее дублирование и ненужные записи и заметно сократить количество учетных регистров.
В условиях журнально-ордерной формы накопительные ведомости (журналы-ордера) превращены в основные учетные регистры, в которых осуществляется группировка и отражение данных первичных документов по корреспондирующим счетам. Такой прием позволил отказаться от составления мемориальных ордеров и регистрационного журнала, совместить в накопительных ведомостях хронологическую и систематическую запись.
Накопительные ведомости (журналы-ордера) составляются только по кредиту счетов, в которых указываются суммы хозяйственных операций по корреспондируемым дебетуемым счетам. Обороты по дебету счетов выявляются в главной книге, куда переносятся итоговые (месячные) данные из журналов-ордеров. Такой порядок синтетического учета экономичен, так как исключает дублирование записей.
Как правило, при журнально-ордерной форме учета предпочтение отдается кредитовому признаку построения основных учетных регистров, ибо такое построение способствует усилению контроля за использованием денежных средств, товаров и других ценностей.
Важной особенностью журнально-ордерной формы является сочетание синтетического и аналитического учета в одном регистре или единой системе записей и совмещение хронологической и систематической записей в одном рабочем процессе. В журналах-ордерах заранее отпечатана корреспонденция счетов по типовым хозяйственным операциям. Для отражения нетиповых операций предусмотрены запасные графы, где корреспондирующие счета выписываются вручную. Данные в учетных регистрах отражаются по показателям, необходимым для оперативного руководства хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия и составления балансовой отчетности.
Основные достоинства журнально-ордерной формы учета состоят в том, что она позволяет лучше осуществлять контрольные функции учета и получать нужную информацию при меньших затратах труда счетных работников.
Это достигается за счет устранения необходимости составлять многие промежуточные документы: мемориальные ордера, журналы регистрации операций, аналитические оборотные ведомости и др. Количество журналов-ордеров значительно меньше синтетических счетов, предусмотренных счетным планом. Обусловлено это тем, что многие журналы-ордера группируют обороты не по одному, а по нескольким синтетическим счетам.
Журнально-ордерная форма очень удобна в централизованных бухгалтериях и в полной мере отвечает требованиям эффективного использования клавишных вычислительных машин.