Отчетность аптеки

Результаты финансово-хозяйственной деятельности каждой аптеки за месяц, квартал и год представляют­ся в виде отчета. Отчет составляется на основе систе­матического учета всех хозяйственных и финансовых операций, подкрепленных оправдательными документа­ми.

В установленные сроки отчетность представляется в вышестоящую организацию. Ответственность за свое­временность и качество представляемого отчета несут заведующий аптекой и счетные работники. Перечень прилагаемых к отчету документов и справок утверж­дается управлением.

Значение отчетности. В связи с тем, что отчет отра­жает взаимосвязанные показатели, характеризующие деятельность аптеки за определенный период, он имеет большое значение для четкого руководства всеми сто­ронами работы аптеки.

Отчет обеспечивает контроль за правильным исполь­зованием материальных и финансовых ресурсов аптеки и позволяет установить законность и целесообразность всех расходов. Пользуясь отчетными данными, можно провести экономический анализ основных показателей работы аптеки и правильно запланировать их в теку­щих и перспективных планах.

Отчетность позволяет вы­являть резервы для повышения экономической эффек­тивности аптеки и увеличения ее рентабельности. Без правильно составленного отчета нельзя обеспечить качественное проведение инвентаризации товарно-мате­риальных ценностей в аптеке.

Структура отчетности. Для аптек, находящихся на централизованном учете, установлена следующая при­мерная структура месячной отчетности:

1)    движение денежных средств;

2)    движение товаров и других материальных цен­ностей;

3)    оборотные ведомости по таре, топливу, лекар­ственному сырью и другим материальным ценностям;

4)    реестр выписанных покупателям счетов-фактур;

5)    оборотная ведомость по лицевым счетам покупа­телей и других организаций и лиц;

6)    выписка из книги учета имущества;

7)    ведомость принятых товарных отчетов от подот­четных аптеке материально ответственных лиц.

В конце месячного отчета приводится перечень всех приложенных оправдательных документов. Отчет пред­ставляется в вышестоящую организацию в двух экземп­лярах. В случае, если вышестоящая организация делает в отчете исправления, они вносятся в оба экземпляра.

Один экземпляр отчета аптеки, проверенный и утверж­денный руководителем вышестоящей организации, воз­вращается аптеке. Сохранность оправдательных доку­ментов, представленных аптекой вместе с отчетом, обес­печивается вышестоящей организацией, принявшей и утвердившей отчет.

Если аптека непосредственно пользуется текущим и субрасчетными счетами в банке, то в этом же раз­деле месячного отчета показывается движение средств на этих счетах. Основанием для этого служат выписки из банка, которые проверяются и отсылаются вы­шестоящей организации. В специальной ведомости ме­сячного отчета выписки группируются по однородным приходным и расходным операциям на счетах.

В разделе о движении товаров и других материальных ценностей показываются в сум­мовом (денежном) выражении поступление и расходо­вание товарно-материальных ценностей за месяц. Учет движения товаров показывается в двух ценах — рознич­ных и оптовых.

Учет других ценностей (тара, вспомо­гательные материалы, лекарственное сырье и т. д.) от­ражается в покупных ценах (себестоимость или заго­товительная стоимость). Различные наценки, включен­ные поставщиками в счета-фактуры, в товарном счете не отражаются, а относятся на соответствующие статьи издержек обращения.

В приходную часть отчета о движении товарно-ма­териальных ценностей записываются также суммы, уве­личившие за месяц стоимость товарных запасов: пере­вод лекарственного сырья в товар, до оценки по лабораторно-фасовочным работам, стоимость переведенной в товар и проданной тары и т. д. Указанные записи де­лаются со ссылкой на соответствующие оправдательные документы.

В том случае, если в приходной части поступление товаров за месяц дается общей суммой, к отчету прила­гается «Перечень счетов-фактур на поступившие в ап­теку товарно-материальные ценности». Для того чтобы не вести отдельно данный перечень, рекомендуется учи­тывать в приходной части отчета поступление товаров в хронологической последовательности с регистрацией каждого счета-фактуры.

Расход товарно-материальных ценностей отражает­ся в расходной части отчета, причем реализация това­ров записывается раздельно: отпуск лекарств по инди­видуальной рецептуре, отпуск по ручной продаже, мел­кооптовый отпуск товаров, из которого выделяется стоимость товаров и т. д.

Основанием для этих записей служат соответствую­щие месячные итоги по классовой книге и по книге лицевых счетов покупателей. Товарно-материальные ценности, выбывшие из аптеки по другим причинам (возврат на склад, передано другой аптеке, списано по актам, переведено в другие учетные группы), отражают­ся в расходной части на основании соответствующих документов, которые отсылаются вместе с отчетом в вышестоящую организацию.

Отчетная ведомость о движении основ­ных средств и малоценного инвентаря со­ставляется на основе записей, сделанных за отчетный месяц в соответствующих учетных книгах.

В учетную ведомость заносится в хронологической последовательности каждый поступивший или выбыв­ший предмет с указанием оправдательного документа, подтверждающего поступление или выбытие.

Специальный раздел отчета отводится для мате­риалов о движении товаров и денежной выручки в при­крепленной мелкорозничной сети (аптечные пункты, киоски и т. д.).

К месячному отчету аптеки рекомендуется прила­гать справки о начисленной заработной плате с указа­нием всех видов удержаний и справку о расчетах по страховым взносам. В некоторых управлениях к месячному отчету требуется прилагать дополнительно две таблицы: выписку из журнала регистрации рознич­ных оборотов и выписку из журнала регистрации опто­вых оборотов. Эти выписки детально раскрывают все виды реализации товаров, а также количество амбула­торных и стационарных рецептов.

Помимо месячных, аптеки представляют кварталь­ные и годовые отчеты, в которые входит ряд дополни­тельных статистических таблиц: отчет об издержках обращения, отчет о нормативах оборотных средств, от­чет о численности работников и расходовании фонда заработной платы, отчет о выполнении плана по рецеп­туре и продаже товаров и ряд других.

К квартальному и годовому отчету прилагается объяснительная записка, которая должна раскрывать намеченные аптекой меро­приятия по совершенствованию работы, снижению из­держек обращения, повышению рентабельности, устра­нению тех или иных недостатков в финансово-хозяй­ственной деятельности.

Поступившие в вышестоящую организацию месячные, квартальные и годовые отчеты проверяются в бух­галтерии и других отделах по всем приходным и расход­ным операциям (по оправдательным документам). В случае необходимости отчеты исправляются и после этого утверждаются. Окончательные результаты дея­тельности аптек, находящихся на централизованном учете, сообщаются аптеке областным управле­нием после анализа квартальных и годовых отчетов.

Утвержденные отчеты хранятся по указанию Глав­ного архивного управления: месячные — 1 год после отчетного года, квартальные — 3 года после отчетного года, годовые — в сроки, установленные архивными управлениями.

Наиболее крупные, полностью хозрасчетные аптеки, ведущие законченный балансовый учет, представляют о своей деятельности отчет в виде баланса единой фор­мы с соответствующими приложениями и объяснитель­ной запиской.

.